Nhằm nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực công chứng Sở Tư pháp đã ban hành Kế hoạch số 610/KH-STP ngày 16/4/2025 về việc kiểm tra tình hình tổ chức và hoạt động đối với các Tổ chức hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Cao Bằng năm 2025 và Quyết định số 68/QĐ-STP ngày 09/5/2025 của Giám đốc Sở Tư pháp về việc thành lập Đoàn kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng Đinh Thị Kim Phượng. Ngày 20/5/2025, tại Văn phòng công chứng Đinh Thị Kim Phượng, Đoàn kiểm tra Sở Tư pháp do ông Nông Văn Dực – Phó Giám đốc Sở Tư pháp làm Trưởng đoàn đã tiến hành công bố Quyết định kiểm tra về tổ chức, hoạt động của Văn phòng công chứng Đinh Thị Kim Phượng.

Toàn cảnh trụ sở làm việc của VPCC Đinh Thị Kim Phượng

Theo đó, Đoàn kiểm tra đã tiến hành kiểm tra việc tổ chức và hoạt động của Văn phòng theo quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành với nhiều nội dung quan trọng như: tính hợp pháp trong việc thành lập văn phòng công chứng, điều kiện cơ sở vật chất, đội ngũ công chứng viên, việc thực hiện quy trình công chứng theo quy định của pháp luật, công tác lưu trữ hồ sơ, việc thu phí công chứng và việc chấp hành đạo đức nghề nghiệp. Phát biểu tại buổi công bố quyết định kiểm tra, Trưởng đoàn kiểm tra Sở Tư pháp nêu rõ mục đích, yêu cầu, nội dung kế hoạch kiểm tra; chương trình làm việc với Trưởng Văn phòng. Đồng thời nhấn mạnh cuộc kiểm tra đối với Văn phòng là nhằm phát hiện những hạn chế, bất cập để kịp thời kiến nghị sửa đổi, bổ sung, thay thế chính sách pháp luật, văn bản pháp luật còn hạn chế hoặc không phù hợp với thực tiễn và kịp thời chấn chỉnh những sai sót, tồn tại đối với các hành vi vi phạm của tổ chức, cá nhân trong quá trình hành nghề công chứng đồng thời hướng dẫn Văn phòng thực hiện theo đúng quy định pháp luật.

Bà Đinh Thị Kim Phượng - Trưởng Văn phòng công chứng thống nhất với mục đích, yêu cầu, nội dung kiểm tra và thông qua báo cáo tình hình tổ chức, hoạt động của Văn phòng theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra; chuẩn bị hồ sơ, sổ sách đầy đủ để phục vụ cho công tác kiểm tra.

Ông Nông Văn Dực – Phó Giám đốc Sở cùng Đoàn kiểm tra đang kiểm tra hồ sơ, sổ sách

Qua kiểm tra, văn phòng công chứng đã tuân thủ nghiêm túc các quy định của Luật Công chứng và các văn bản hướng dẫn thi hành. Về hoạt động: từ ngày 01/01/2024  đến hết 30/4/2025, văn phòng đã tiến hành công chứng được 1.358 hợp đồng, giao dịch, tổng số tiền thu phí công chứng: 644.313.665 đồng, thù lao công chứng: 31.828.000 đồng; Tổng số việc chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký/điểm chỉ: 19.458 bản, tổng số tiền thu được từ phí chứng thực: 79.119.000 đồng; Tổng số tiền nộp vào ngân sách nhà nước: 75.526.066 đồng. Bên cạnh những mặt đã đạt được, thông qua kiểm tra cũng đã phát hiện một số sai sót trong hoạt động công chứng như: chưa cập nhật đầy đủ thông tin trong sổ công chứng; việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động công chứng đã triển khai sử dụng phần mềm Cơ sở dữ liệu công chứng, chứng thực tuy nhiên do hạ tầng cơ sơ phần mềm chưa được nâng cấp vì vậy gây khó khăn trong việc cập nhật dữ liệu; việc thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, đột xuất theo quy định của pháp luật và yêu cầu của Sở Tư pháp đôi khi chưa kịp thời...

Qua kết quả kiểm tra, Đại diện Lãnh đạo Sở Tư pháp đã đề nghị văn phòng công chứng tiếp tục phát huy những mặt đã làm được, khắc phục những tồn tại mà Đoàn kiểm tra đã chỉ ra, nghiêm túc thực hiện những quy định của pháp luật về hoạt động công chứng. Đồng thời, lãnh đạo Sở Tư pháp cũng yêu cầu văn phòng công chứng và các công chứng viên phải nâng cao trách nhiệm hành nghề để đảm bảo cao hơn tính an toàn pháp lý cho các hợp đồng, giao dịch đã được công chứng.

Việc kiểm tra hoạt động của các văn phòng công chứng không chỉ góp phần bảo đảm tính minh bạch, hiệu quả trong cung cấp dịch vụ pháp lý cho người dân mà còn nâng cao uy tín và chất lượng hành nghề công chứng trên địa bàn tỉnh Cao Bằng.

Sở Tư pháp khuyến khích người dân khi sử dụng dịch vụ công chứng hãy phản ánh kịp thời những hành vi vi phạm pháp luật để cơ quan chức năng xử lý nghiêm minh./.

Sa Sa