Thực hiện Kế hoạch số 619/KH-STP ngày 24 tháng 7 năm 2018 của Sở Tư pháp tỉnh Cao Bằng;Quyết định số 85/QĐ-STP ngày 21 tháng 8 năm 2018 của Sở Tư pháp tỉnh Cao Bằng về việc thành lập Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng tại Văn phòng Công chứng Sông Hiến năm 2018. Ngày 31/8/2018 Đoàn kiểm tra của Sở Tư pháp do đồng chí Hứa Tân Hợi, Phó Giám đốc Sở làm Trưởng đoàn đã tiến hành kiểm tra tổ chức và hoạt động hành nghề công chứng tại Văn phòng công chứng Sông Hiến, tại tổ 7, phường Sông Hiến, thành phố Cao Bằng, tỉnh Cao Bằng.

           Qua kiểm tra nhận thấy:Văn phòng Công chứng Sông Hiến được chuyển đổi từ Văn phòng công chứng Sông Hiến do 01 công chứng viên thành lập, thành Văn phòng công chứng Sông Hiến được tổ chức và hoạt động theo loại hình công ty hợp danh, theo Quyết định số 2376/QĐ-UBND ngày 15/12/2016 của Ủy ban nhân dân tỉnh Cao Bằng và được Sở Tư pháp cấp Giấy đăng ký hoạt động số 934/TP-ĐKHĐ ngày 30/12/2016.

          Văn phòng Công chứng Sông Hiến có 03 công chứng viên, 03 nhân viên nghiệp vụ, 01 nhân viên kế toán. Về cơ sở vật chất, trang thiết bị và các điều kiện khác... về cơ bản, đã đáp ứng, đảm bảo phục vụ cho hoạt động hành nghề công chứng theo quy định; Văn phòng đã thực hiện việc mua Bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của công chứng viên đầy đủ, đúng quy định.

          Đoàn kiểm tra tiến hành kiểm tra ngẫu nhiên 20/3.175 bộ hồ sơ hợp đồng, giao dịch và các sổ sách, giấy tờ tài liệu có liên quan đến hoạt động hành nghề công chứng tại Văn phòng. Kết quả kiểm tra cho thấy, về cơ bản Văn phòng đã thực hiện các thủ tục công chứng, chứng thực theo đúng quy định của Luật Công chứng năm 2014, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch và các văn bản hướng dẫn có liên quan. Tuy nhiên khi thực hiện các hoạt động hành nghề công chứng tại Văn phòng vẫn còn một số sai sót trong quá trình lập hồ sơ, sổ sách, lưu trữ giấy tờ, Đoàn kiểm tra đã nhắc nhở Văn phòng cần nghiêm túc khắc phục, rút kinh nghiệm.

          Kết luận cuộc kiểm tra, đồng chí Hứa Tân Hợi, Phó Giám đốc Sở tư pháp, Trưởng Đoàn kiểm tra đánh giá cao việc chuẩn bị Báo cáo theo yêu cầu kiểm tra, hồ sơ, tài liệu phục vụ công tác kiểm tra cũng như sự có mặt, tham gia đầy đủ của các thành viên theo yêu cầu của Đoàn kiểm tra. Công tác tổ chức, hoạt động hành nghề công chứng đã được lãnh đạo Văn phòng quan tâm thực hiện và đạt được những kết quả nhất định. Tuy nhiên, bên cạnh những kết quả đạt được, Văn phòng cần nghiêm túc khắc phục những mặt còn hạn chế, tồn tại mà Đoàn kiểm tra đã chỉ ra. Yêu cầu trong thời gian tới, Văn phòng cần nâng cao hơn nữa chất lượng, hiệu quả hoạt động và chấp hành nghiêm túc các quy định của Luật Công chứng, Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 2 năm 2015 của Chính phủ và các văn  bản hướng dẫn thi hành để đáp ứng ngày càng tốt hơn yêu cầu công chứng của tổ chức, cá nhân và nhân dân tại địa phương./.

                                                                                                                 Thanh Hải