Trước đây, việc trình bày văn bản hành chính được thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư số 01/2011/TT- BNV. Tuy nhiên, từ khi Nghị định số 30/2020/NĐ- CP được ban hành đã thay đổi nhiều điểm trong thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản đáng chú ý như sau:

1. Về phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ: Trước đây phông chữ sử dụng để trình bày văn bản là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001 thì hiện nay quy định phông chữ tiếng Việt Times New Roman, bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen. Riêng cỡ chữ và kiểu chữ không có quy định chung mà theo quy định cụ thể cho từng yếu tố thể thức.

2. Số trang văn bản: Trước đây số trang văn bản được trình bày tại góc phải ở cuối trang giấy, hiện nay số trang văn bản được đánh từ số 1, bằng chữ số Ả-rập, cỡ chữ 13,14, kiểu chữ đứng, được đặt canh giữa theo chiều ngang trong phần lề trên của văn bản, không hiển thị số trang thứ nhất.

3. Phải ghi tên cơ quan chủ quản: Trước đây, trong một số trường hợp không phải ghi tên cơ quan chủ quản, hiện nay theo quy định của Nghị định số 30/2020/NĐ- CP thì quy định này đã bị bãi bỏ. Theo đó, tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản, bao gồm tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

Đối với tên cơ quan chủ quản trực tiếp ở địa phương phải có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương hoặc quận, huyện, thị xã, thành phố hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan đóng trụ sở, được phép viết tắt những cụm từ thông dụng.

Tên cơ quan ban hành văn bản được trình bày chữ in hoa, cỡ chữ 12 đến 13, đứng, đậm, đặt canh giữa dưới tên cơ quan chủ quản trực tiếp. Trong đó, tên cơ quan chủ quản trực tiếp viết chữ in hoa, đứng, cỡ chữ 12 đến 13.

4. Chữ ký của người có thẩm quyền, dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Nghị định số 30/2020/NĐ- CP đã bổ sung chữ ký số của người có thẩm quyền trên văn bản điện tử và dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức. Theo đó, hình ảnh, vị trí chữ ký số của người có thẩm quyền là hình ảnh, chữ ký của người có thẩm quyền trên văn bản giấy, màu xanh, định dạng Portable Netwwork Graphics (.png) nền trong suốt; đặt canh giữa chức vụ của người ký và họ tên người ký.

Hình ảnh, vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức là hình ảnh dấu của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản trên văn bản, màu đỏ kích thước bằng kích thước thực tế của dấu, định dạng (.png) nền trong suốt, trùm lên khoảng 1/3 hình ảnh chữ ký số của người có thẩm quyền về bên trái.

Chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo văn bản chính được thể hiện như sau: Văn bản kèm theo cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan chỉ thực hiện ký số văn bản và không thực hiện ký số lên văn bản kèm theo. Văn bản không cùng tệp tin với nội dung văn bản điện tử, văn thư cơ quan thực hiện ký số của cơ quan, tổ chức trên văn bản kèm theo.

Vị trí chữ ký số của cơ quan, tổ chức nằm góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản kèm theo và không hiển thị.

5. Bổ sung yêu cầu trình bày căn cứ ban hành văn bản: Căn cứ ban hành văn bản bao gồm văn bản quy định thẩm quyền, chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và các văn bản quy định nội dung, cơ sở để ban hành văn bản.  Căn cứ ban hành văn bản được ghi đầy đủ tên, loại văn bản, số, ký hiệu, cơ quan ban hành, ngày tháng năm ban hành văn bản và trích yếu nội dung văn bản (riêng Luật và Pháp lệnh không ghi số, ký hiệu và cơ quan ban hành) được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14,

Căn cứ ban hành văn bản được trình bày bằng chữ in thường, kiểu chữ nghiêng, cỡ chữ từ 13 đến 14, trình bày dưới phần tên loại và trích yếu nội dung văn bản; sau mỗi căn cứ phải xuống dòng có dấu chấm phẩy (;), dòng cuối cùng kết thúc bằng dấu chấm (.).

                                                                                                           HK